Международная
переписка
переписка
Как писать письма, чтобы они выглядели профессионально и звучали органично в любой стране
Раньше дипломатия считалась языком исключительно дипломатов и политиков. Сейчас дипломатией называют навык цивилизованного общения, направленного на то, чтобы, установить контакт, договориться, быть вежливым и проявить уважение, сделать общение приятным, произвести хорошее впечатление, добиться своих целей.
Российский стиль делового общения, в том числе письменного, часто сводится к тому, чтобы обменяться информацией и продвинуться к результату. Кроме того русские известны тем, что не любят в письмах любезности и расшаркивания. Даже элементарные правила деловой переписки соблюдают далеко не все. В международной переписке существуют свои законы и правила, несоблюдение которых может испортить впечатление.
Чтобы не показаться нецивилизованными по ту сторону экрана где-нибудь в другой стране, давайте разберемся, чего конкретно не хватает иностранцам в письмах от российских бизнес-партнеров и их сотрудников.
Российский стиль делового общения, в том числе письменного, часто сводится к тому, чтобы обменяться информацией и продвинуться к результату. Кроме того русские известны тем, что не любят в письмах любезности и расшаркивания. Даже элементарные правила деловой переписки соблюдают далеко не все. В международной переписке существуют свои законы и правила, несоблюдение которых может испортить впечатление.
Чтобы не показаться нецивилизованными по ту сторону экрана где-нибудь в другой стране, давайте разберемся, чего конкретно не хватает иностранцам в письмах от российских бизнес-партнеров и их сотрудников.
В настоящей статье речь пойдет не о забытых правилах из книжки по этикету делового письма, а о самой живой практике, которая сложилась в международном поле, широко распространена и применяется вне зависимости от культурной принадлежности участников международной переписки.
Чтобы вывести основные положения, я проанализировала сотни писем от своих контрагентов за несколько лет, заглядывала в переписки к другим людям (в исследовательских целях и с их разрешения, естественно!) и выделила несколько сквозных формул вежливости, которые можно встретить в 95% писем. Большинство из них в российской деловой переписке либо не встречаются, либо являются большой редкостью.
Эти формулы вежливости легли в основу 8 главных приемов, с помощью которых я предлагаю вам улучшить свои деловые письма, если вы хотите, чтобы они выглядели достойно и профессионально.
Чтобы вывести основные положения, я проанализировала сотни писем от своих контрагентов за несколько лет, заглядывала в переписки к другим людям (в исследовательских целях и с их разрешения, естественно!) и выделила несколько сквозных формул вежливости, которые можно встретить в 95% писем. Большинство из них в российской деловой переписке либо не встречаются, либо являются большой редкостью.
Эти формулы вежливости легли в основу 8 главных приемов, с помощью которых я предлагаю вам улучшить свои деловые письма, если вы хотите, чтобы они выглядели достойно и профессионально.
1 | Фразы вежливости
С помощью этих фраз можно сделаться вежливым человеком в переписке с незнакомыми людьми. И даже с уже знакомыми подобные фразы вежливости – это неотъемлемый элемент, которым не пренебрегают:
- I hope my email finds you well
- Hope you are fine
В отличии от фразы "how are you?", которая неуместна в деловой переписке, эти два примера не нарушают личное пространство и не обязывают человека отвечать на них.
Не стоит забывать и об удобных клише для завершения письма:
Не стоит забывать и об удобных клише для завершения письма:
- Looking forward to your reply
- Have a nice rest of the day / week / weekend
2 | Фразы внимательности
В отличие от фраз вежливости эти фразы помогают установить более близкий контакт и произвести еще более приятное впечатление. Просто проявите внимательность к ситуации/состоянию/проблеме/новости, которую упоминает ваш партнер, не игнорируйте ее:
- Sorry to hear you got Covid. Get well soon!
- Sorry to hear you have to deal with challenges. Let me know if I can help.
- Hope your vacation was great!
- Good to hear that you are working at a new project! Good luck with it!
3 | Фразы благодарности
Что особенно бросается в глаза иностранцам в письмах от россиян, это отсутствие благодарностей. Русские обычно говорят спасибо, только когда они исполнены чувства благодарности. В международной переписке принято благодарить за все подряд. Просто из вежливости:
- Thank you for your quick response
- Thank you for choosing our company
- Many thanks for the information provided
- Thank you for thinking of me for this project
- Thank you for collaboration
- Thank you for the meeting yesterday
- Thanks so much for your invitation
- Thank you for letting me know...
Высший пилотаж, когда вы сумели заметить и оценить усилия или отношение, стоящие за письмом:
- Thank you for your time and efforts to put all this information together
- Thank you for the hard work you’ve done to collect this data
- Thank you for your thoughtful feedback
- Thank you for your supportive words
Если вы не можете найти в письме за что поблагодарить, тогда поблагодарите за само письмо:
- Thank you for your email
4 | Извинения
Как ни странно, но русские частенько забывают извиниться в случаях, которые являются для них само собой разумеющимися, но не являются нормой для деловой переписки, например задержки и прочие неурядицы:
- Apologies for keeping you wait for too long
- Sorry for the inconveniences caused by the delay
- Sorry for the confusion caused by the mistake
- Apologies for having to postpone our meeting
5 | Отказы
Тема крайне деликатная. Отказывать в разных культурах следует аккуратно и продуманно, зная менталитет и культурные особенности общения. Чтобы сделать отказ хоть немного более дипломатичным, придумайте, во что приятное его упаковать:
- Вместо:
This is not of any interest to us at the moment.
- Скажите что-то вроде:
Thank you for your proposal, which sounds interesting. Unfortunately, we have no budget for this project / currently have other priorities. But we will keep your contact for the future. Nice to meet you.
6 | Эмоции
Вопреки мнению о том, что чувствам в бизнесе не место, в устоявшейся переписке с партнером, который стал уже «своим» не помешает поддерживать тепло с помощью легких эмоций:
- I am excited about our forthcoming event!
- Say hi / remind me to the rest of the team!
- Good luck with your new assignment!
- Have a great vacation!
- Enjoy your weekend / holiday!
- All the best!
7 | Отношение
В деловой переписке, когда люди обмениваются буквами, а не взглядами, улыбками, и, если хотите, вибрациями, ничто так не укрепляет деловые связи, как вовремя и к месту высказанное отношение:
- I like your idea, it is really great, let’s go for it!
- It was a great meeting! I enjoyed every moment of it! Thank you for inviting.
- You are doing a good job! Well done!
- Your presentation looks amazing!
- We appreciate your valuable input!
- It will take us more time to get an approval, but rest assured of our great interest in your offer.
8 | Письмо
Да, частенько в типично российской практике электронного общения не хватает самого письма. Например, ответа на запрос, предложение и даже на письмо, присланное по вашей же просьбе. Если вам нечего ответить отправителю сразу, просто подтвердите получение письма и сориентируйте о его дальнейшей судьбе:
- Your email is well received. Thank you for the information provided. I will forward it to my colleagues and will get back to you in a week or so.
- Thank you for your proposal / questions / information. It will take me some time to consider it / collect the necessary data / look it through. I will get back to you with the answer / results / feedback within a few days.
Если это не спам рассылка, а письмо, адресованное лично вам, где к вам обращаются по имени и приглашают к общению, какой бы ни был повод, стоит ответить хоть что-нибудь вежливое.
В каждой культуре могут быть свои устоявшиеся клише, которые выполняют все те же функции. Их также полезно знать и органично "отражать их" контрагенту в той или иной форме. Приведенные же рекомендации является универсальными формулами вежливости. Примеры фраз взяты из реальных писем людей из самых разных стран и являются распространенными, а не единичными и не уникальными.
Они гарантированно произведут хорошее впечатление на человека, который вас возможно никогда даже не видел. Важно, чтобы все сказанное было искренно, к месту и контексту. Тогда переписка будет работать на ваши цели, а не против них!
Они гарантированно произведут хорошее впечатление на человека, который вас возможно никогда даже не видел. Важно, чтобы все сказанное было искренно, к месту и контексту. Тогда переписка будет работать на ваши цели, а не против них!
Мария Тодосийчук
Тренер по межкультурной коммуникации и культурному разнообразию в организациях
Перейдите на новый уровень коммуникаций с иностранными партнерами и коллегами
Закажите тренинг "Межкультурная компетентность" Марии Тодосийчук